Làm chủ Office 2013 với những thao tác hữu ích cùng tổ hợp phím tắt vàng

Làm chủ Office 2013 với những thao tác hữu ích cùng tổ hợp phím tắt vàng

 Mục lục

1.  Kích hoạt các tính năng tự động
2.  Thiết lập Computer là nơi lưu trữ tài liệu mặc định
3.  Tắt tính năng Upload Center
4.  Vô hiệu hóa tính năng Protected View
5.  Tạo mật khẩu cho file PDF
6.  Thay đổi nhanh định dạng văn bản
7.  Xóa định dạng của đoạn văn bản
8.  Giấu văn bản
9.  Thêm tùy chọn vào thanh thao tác nhanh
10.  Thay đổi nhanh vị trí của đoạn văn bản theo một cách mới
11.  Tổng hợp phím tắt hữu ích trên Office

Như các bạn đã viết, Word là một công cụ cần thiết nhất được sử dụng trong văn phòng, nhưng để có thể sử dụng hết tính năng của nó thì không phải ai cũng biết. Hiện nay để đáp ứng nhu cầu và nâng cao các tính năng của ứng dụng, ông lớn Microsoft đã phát triển phiên bản Office 2016 có nhiều tính năng ưu việt hơn các phiên bản trước. Tuy nhiên, ngoài những tính năng nổi trội hơn về giao diện thì Office 2016 không có khác nhiều so với Office 2013. Chính vì vậy trong bài viết này, Blog Thao Phạm sẽ tổng hợp một số các thủ thuật hữu ích để nâng cao khả năng sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Office 2013, mời mọi người cùng tham khảo. Mong rằng những điều này sẽ mang lại thêm kiến thức bổ ích cho các bạn.

1. Kích hoạt các tính năng tự động

Với bất cứ một loại tài liệu nào khi soạn thảo, Blog Thao Phạm có lời khuyên rằng chúng ta nên lưu lại dữ liệu "mọi lúc mọi nơi" tránh tình trạng gặp sự cố sẽ bị mất dữ liệu chúng ta vừa tạo. Một tổ hợp phím huyền thoại mà chắc rằng ai cũng biết khi dùng để lưu tài liệu đó là Ctrl + S. Tuy nhiên, có một cách nhanh gọn và ưu việt hơn đó là tính năng lưu trữ tự động.

Kích hoạt tính năng lưu tự động

Để kích hoạt được tính năng này, bạn cần truy cập vào File -> Option ở ứng dụng đang được mở, tiếp theo đó là nhấn vào nhóm tùy chỉnh Save, sau đó làm theo hướng dẫn như hình sau:

Các tùy chọn đó là Save AutoRecover info every với cài đặt thời gian giữa 2 lần lưu cùng khả năng lưu nhanh khi ứng dụng bị đóng bất ngờ do gặp sự cố.

Kết thúc bằng việc kích chuột vào OK.

>> Hướng dẫn crack windows, office

2. Thiết lập Computer là nơi lưu trữ tài liệu mặc định

Một cải tiến mới của Office 2013 so với các phiên bản Office trước đó chính là việc lưu trữ dữ liệu còn có thể được đưa lên không gian đám mây SkyDrive. Mặc dù vậy bạn lại thường xuyên sử dụng My Computer là nơi lưu trữ, rất đơn giản chỉ vài thao tác là bạn có thể thiết lập tùy chọn mặc định.

Thiết lập Computer là nơi lưu trữ tài liệu mặc định

Đầu tiên vào File->Option, tiếp đó đi tới tùy chọn Save, kích chuột và checkbox Don't show the Backstage when opening or saving files hoặc mặc định lưu tại máy tính thì chọn vào ô Save to Computer by default. Nhấn OK là bạn đã hoàn thành thao tác này.

3. Tắt tính năng Upload Center

Đây là một tính năng đặc biệt, đã được giới thiệu từ phiên bản Office 2010 với tên là Office Upload Center. Tính năng này giúp bạn có thể đồng bộ hóa tài liệu trên máy tính vào kho lưu trữ đám mây (dùng tài khoản Microsoft). Tuy nhiên, bạn thực hiện được điều này khi có kết nối mạng và một sự thực là tính năng này ngốn khá nhiều lưu lượng đường truyền, do đó mình nghĩ là vô hiệu hóa sẽ tốt hơn.

Để làm được điều này, bạn vào Computer và làm theo đường dẫn "C:\Program Files\Microsoft Office\Office 15", tiếp đến gõ vào ô tìm kiếm từ khóa sau "MSOUC.EXE" và đổi tên cho file này là đã hoàn thành.

4. Vô hiệu hóa tính năng Protected View

Có lẽ hình ảnh này khá quen thuộc với các bạn sau khi mở một tài liệu được download từ internet. Đây là tính năng Protected View cho phép người dùng mở xem các tập tin văn bản tiềm ẩn nguy cơ trong chế độ giới hạn nhằm giảm thiểu tối đa mối nguy hiểm cho hệ thống của bạn. Do đó không còn gì thắc mắc khi một tệp tin bạn copy từ máy tính khác hoặc down từ internet bằng ứng dụng Office 2013 sẽ bị chặn và không xem được nội dung.

Thêm chú thích

Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng này, bằng cách truy cập vào File -> Option, tại đây bạn nhấn chọn Trust Center->Trust Center Setting->Protected View, sau đó bỏ chọn đánh dấu tại các dòng Enable Protected View for files originating from the Internet và Enable Protected View for files located in potentially unsafe locations. Tiếp đó nhấn OK là hoàn thành.

5. Tạo mật khẩu cho file PDF

Có một điểm hạn chế ở phiên bản Office 2003 đó là không thể đọc được các tệp tin được soạn thảo trên các phiên bản mới hơn, do đó để tránh tình trạng đi in tài liệu Office không đọc được thì cách tốt nhất là nên chuyển dạng file *.doc (*.docx) sang pdf. Thật vui khi ở Office có hỗ trợ chuyển định dạng của file, hơn thế nữa bạn còn có thể xem và chỉnh sửa các tập tin pdf trực tiếp trong Office 2013 bằng Word. Tạo một file có định dạng pdf từ file word ta có thể làm như sau:

Cách 1:  Dùng tổ hợp phím: Đầu tiên Alt + F để đi tới File, sau đó Alt + E (Export), tiếp theo là Alt +A để tạo một file pdf.

Cách 2: Vào File ->Save As, ở đây, bạn chọn định dạng văn bản cần lưu có đuôi *.pdf

Tạo mật khẩu cho file, bạn chọn vào Options, một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn đánh dấu vào dòng "Encrypt the document with a password". Sau đó là nhấn OK.

Hộp thoại thiết lập mật khẩu cho file dữ liệu hiện lên, bạn cần nhập mật khẩu và sau đó nhấn OK để lưu lại. Sau đó bạn sẽ được quay lại hộp thoại Save As, nhấn Save và kết thúc thao tác.

>> Cài đặt font chữ mặc định cho word

6. Thay đổi nhanh định dạng đoạn văn bản

Khi đang soạn thảo một đoạn văn bản nào đó mà thấy rằng cần phải chuyển nó sang chữ viết hoa hoặc viết thường, thật không vui gì phải xóa hết và gõ lại phải không. Blog Thao Phạm sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tổ hợp phím thật nhanh chóng và tiện lợi: Shift + F3

7. Xóa định dạng của đoạn văn bản

Với một đoạn văn bản mà bạn copy+paste từ một nguồn nào đó sẽ có một hộp thoại gợi ý xuất hiện, để xóa định dạng cũ, hãy kích chuột vào biểu tượng có chữ A đính kèm. Hoặc để thực hiện nhanh hơn đó là nhấn tổ hợp phím Ctr+Space Bar.

8. Giấu văn bản

Trong khi soạn thảo văn bản, có một đoạn nào đó bạn không muốn cho người khác đọc được vì một lý do nào đó, Office 2013 sẽ giúp bạn ẩn đoạn đó đi. Để tiến hành thực hiện thao tác này trước hết cần phải bôi đen vùng văn bản được chọn, sau đó vào Home nhấn vào biểu tượng mở rộng, tiếp đó đánh dấu vào Hidden và cuối cùng chọn OK là xong.

Khi bạn muốn xem lại đoạn đã được giấu thì hãy truy cập vào FILE -> Options, chọn vào Display, tích vào checkbox Hidden text -> OK. Đoạn văn bản được hiện ra với nét đứt gạch dưới chân phân biệt với đoạn văn bản thường.

9. Thêm tùy chọn máy tính vào thanh thao tác nhanh

Trong trường hợp bạn cần tính toán, trên windows có hỗ trợ máy tính. Tuy nhiên, một điều khá hữu ích đó chính là Microsoft cũng tích hợp sẵn máy tính vào các ứng dụng soạn thảo trên Office. Để thêm tùy chọn này vào trình soạn thảo, truy cập vào FILE -> Options, nhấn vào Quick Access Toolbar, chọn Calculate Now rồi Add để chuyển sang khung bên phải. Sau đó nhấn OK để lưu lại thao tác vừa trên.

10. Thay đổi nhanh vị trí của đoạn văn bản theo một cách mới

Khi cần copy và dán một đoạn văn bản tới vị trí nào đó bạn muốn, thay vì việc phải dùng tổ hợp phím Ctrl + X, sau đó Ctrl + V hoặc lệnh Copy/Paste trong menu chuột phải, có một cách theo mình nghĩ tiện và nhanh hơn đó là sau khi bạn bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển, hãy nhấn phím F2 rồi đưa trỏ chuột tới vị trí cần dán, tiếp đó nhấn phím Enter là xong.

11. Tổng hợp phím tắt sử dụng trên trình soạn thảo văn bản

STT	Phím tắt	Chức năng
1	Ctrl+N	Tạo văn bản mới
2	Ctrl + O	Mở tài liệu
3	Ctrl + W	Đóng tài liệu
4	Ctrl + S	Lưu tài liệu
5	F12	Lưu mới
6	Ctrl + P	In tài liệu/ xem bản in
7	Ctrl + F6	Thay đổi giữa các tài liệu Word
8	Alt, F, R (lần lượt)	Mở tài liệu gần đây
9	Alt + Ctrl + P	Chuyển sang chế độ xem bản in
10	Alt + Ctrl + O	Chuyển sang chế độ xem Outline
11	Alt + Ctrl + N	Chuyển sang chế độ xem bản nháp
12	Ctrl + cuộn chuột	Phóng to, thu nhỏ
13	Alt rồi bấm W, Q	Mở menu Zoom
14	Alt + Ctrl + S	Chia cửa sổ văn bản thành 2
15	Alt + phím space	Mở menu
16	Alt + F4	Đóng cửa sổ trình soạn thảo
17	Ctrl + 1	Đặt khoảng cách giữa các dòng là 1
18	Ctrl + 2	Đặt khoảng cách giữa các dòng là 2
19	Ctrl + 5	Đặt khoảng cách giữa các dòng là 1,5
20	Ctrl + 0	Thêm hoặc xóa khoảng cách trong đoạn
21	Ctrl + R	Căn phải
22	Ctrl + L	Căn trái
23	Ctrl + E	Căn giữa
24	Ctrl + J	Căn toàn trang
25	Ctrl + Shift + N	Chuyển về trạng thái bình thường
26	Mũi tên trái/phải	Nhảy sang ký tự trái/phải
27	Ctrl + mũi tên trái/phải	Nhảy sang từ bên trái/bên phải
28	End/ Home	Nhảy sang đầu dòng/cuối dòng
29	Mũi tên lên/xuống	Nhảy lên/xuống một hàng
30	Ctrl + Mũi tên lên/xuống	Nhảy lên/xuống một đoạn
31	Ctrl + End/ Home	Nhảy lên đầu/cuối văn bản
32	Ctrl + G/ F5	Đến trang, đánh đấu, bảng biểu
33	Alt + Ctrl + Z	Quay lại đoạn văn bản vừa chỉnh sửa
34	Shift + F5	Chuyển đến đoạn chỉnh sửa cuối cùng
35	Ctrl + Shift + F5	Đến, chỉnh sear và cài đặt đánh dấu
36	Ctrl + H	Mở cửa sổ tìm và thay thế
37	Ctrl + H rồi Alt + D	Mở cửa sổ tìm kiếm
38	Shift + F4	Lặp lại lệnh tìm kiếm cuối cùng sau khi đóng cửa sổ
39	Ctrl + Tab	Chuyển đổi giữa menu tìm kiếm và văn bản
40	Esc	Đóng cửa sổ tìm kiếm đang hoạt động
41	Alt + Shift + D	Chèn ngày tháng
42	Alt + Shift + P	Chèn số trang
43	Alt + Shift + T	Chèn giờ
44	Ctrl + F9	Chèn
45	F7	Chọn lệnh spelling (kiểm tra chính tả)
46	Alt + Ctrl + M	Thêm bình luận
47	Alt + Shift + C	Đóng cửa sổ review nếu đang mở
48	Ctrl	Hiển thị các ký tự không được in
49	Ctrl + Shift + G	Mở hộp đếm chữ trong văn bản
50	Alt + phím space, phím mũi tên rồi Enter	Di chuyển cửa sổ tìm kiếm

Trên đây là tổng hợp những thao tác nhanh và hữu ích trên Office - công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nữa hãy truy cập vào Blog Thao Phạm nhé. Thân ái!